Há uma pergunta que me fazem em quase todas as primeiras reuniões: "mas vocês usam que ferramentas?"
A resposta honesta é que a lista interessa pouco. Qualquer pessoa consegue abrir conta em seis sítios numa tarde. O que separa uma empresa que anda de uma que só tem software é a forma como essas peças se ligam umas às outras.
Deixo a nossa estrutura, sem rodeios.
O ClickUp é o centro. A regra é simples e não tem exceções: se não está lá, não existe. Não é uma frase de efeito. É o que faz com que o trabalho deixe de viver em conversas de WhatsApp e na cabeça das pessoas. Todas as outras ferramentas acabam a ler ou a escrever daqui.
As reuniões correm com notas automáticas ativas. No fim fica um documento com o que foi dito e o que ficou combinado, agarrado ao próprio evento da agenda.
E é aqui que a coisa muda de patamar: esse resumo é lido pelo Claude Code, que já conhece as regras da casa, e transforma-se em tarefas com dono e prazo. O que era meia hora de alguém a passar a limpo passou a ser uma revisão de dois minutos. O ganho maior não é o tempo. É deixar de perder aquilo que foi combinado e ninguém escreveu.
O n8n tapa os buracos entre sistemas e corre no nosso servidor, o que nos permite dizer a um cliente que os dados dele não passeiam por serviços de terceiros. O Chatwoot junta WhatsApp, Instagram e email numa caixa com dono e histórico. O Cal.com faz as reuniões entrarem na agenda sem trocar dez mensagens. A Brevo entrega o que prometemos.
Nada disto se montou num fim de semana. Foi uma peça de cada vez, ao longo de meses, sempre a resolver um problema que já existia. É essa a parte que ninguém conta.
Se estivesse a começar hoje: primeiro o sítio onde o trabalho fica registado, depois a agenda, depois as conversas. A automação só no fim, porque automatizar um processo que ainda não existe é a forma mais rápida de perder um mês.
Qual é a tarefa que a vossa equipa mais repete esta semana?
Primeiro comentário (depois de publicar)
Escrevi a estrutura toda em detalhe, incluindo como está montado o ClickUp por dentro e como as reuniões viram tarefas. Sem dados de clientes, só a estrutura: https://cdn.aiemedia.pt/lead/?c=linkedin
Porquê o link no comentário e não no post: o LinkedIn reduz o alcance de publicações com links externos no corpo. No primeiro comentário o alcance mantém-se e o link continua à vista de quem lê.
Formulário desta campanha:cdn.aiemedia.pt/lead/?c=linkedin
A origem linkedin fica gravada em cada lead, para saberes o que veio daqui e o que veio do Instagram.
O que muda em relação ao Instagram: tratamento por "vocês", parágrafos mais longos, sem hashtags, sem "arrasta", e a primeira linha escrita para segurar antes do "ver mais". A história é a mesma, o registo não.